Une base de données est un catalogue d'informations. Les données sont organisées selon des règles généralement acceptées. Les annuaires téléphoniques ou les dictionnaires sont les exemples les plus simples de bases de données. Avec le développement de la technologie informatique, les bases de données sont devenues beaucoup plus volumineuses et complexes.
Comprendre les bases de données
La base de données est un outil de collecte et d'organisation des informations. Ils peuvent contenir des données sur les personnes, les produits, les finances, etc. Construire une base commence par une simple liste ou une feuille de calcul. Au fil du temps, cette liste s'allonge et des redondances et des incohérences commencent à apparaître dans les données. Il devient difficile de les considérer comme une liste. Une fois que ces problèmes commencent à apparaître, il est judicieux de les transformer en base de données à l'aide d'un système de gestion de base de données (SGBD). L'un des meilleurs produits dans ce domaine est Microsoft Office Acess, qui allie flexibilité, facilité d'utilisation et interface conviviale.
les tables
Une table dans une base de données ressemble à une simple table dans la mesure où les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, il est généralement assez facile d'importer une table ordinaire dans une base de données. La principale différence entre un tableur et une base de données est le niveau d'organisation de l'information.
Chaque ligne de la table est appelée un enregistrement. Des éléments d'information sélectionnés sont conservés dans des dossiers. Chacun d'eux se compose d'un ou plusieurs champs. Les champs sont analogues aux colonnes d'un tableau. Par exemple, vous pouvez créer une table appelée "Employés", où chaque enregistrement (ligne) contient les données personnelles du travailleur (prénom, nom), et chaque champ (colonne) donne des informations le concernant (adresse, etc.). Les champs doivent être désignés comme un type spécifique de données, qu'il s'agisse de texte, de date, d'heure, de nombre ou de tout autre type d'information.
Formes
Les formulaires sont parfois appelés « écrans de saisie de données ». C'est le type d'interface utilisé pour travailler avec vos données. Les formulaires contiennent souvent des boutons de commande qui exécutent diverses fonctions. Il est tout à fait possible de créer une base de données sans utiliser de formulaires en éditant les données d'entrée dans les tables de référence. Cependant, la plupart des bases de données utilisent des formulaires pour afficher, saisir et modifier des tables.
Enquêtes
Les requêtes sont les véritables chevaux de bataille de la base de données et peuvent remplir de nombreuses fonctions différentes. Leur application la plus courante a été de récupérer des données spécifiques à partir de tables. Les informations que l'utilisateur souhaite recevoir sont généralement réparties sur plusieurs tables. Les requêtes vous permettent de visualiser toutes les tables en même temps et d'afficher le résultat de la recherche à l'écran. De plus, les requêtes vous permettent d'ajouter des critères qui filtrent les données pour une requête spécifique.
Rapports
Les rapports sont utilisés pour résumer et présenter les données dans des tableaux. Chaque rapport peut être modifié pour présenter les informations dans un format différent. Le rapport peut être généré à tout moment et il reflétera l'état actuel de la base de données.
Macro
Les macros dans Access sont analogues au langage de programmation utilisé pour ajouter des fonctionnalités de base de données. Par exemple, lorsque vous attachez une macro à un bouton d'un formulaire, elle s'exécutera à chaque clic sur ce bouton. Les macros contiennent des actions pour effectuer des tâches spécifiques, telles que la génération d'un rapport, l'exécution d'une requête ou la correction d'informations. La plupart des opérations manuelles de base de données peuvent être automatisées à l'aide de macros. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et de ressources sur le PC.
