La question de la nécessité de créer une archive électronique dans l'entreprise devient de plus en plus urgente. Et ce n'est pas un hasard, car l'introduction des nouvelles technologies de l'information assure non seulement la sécurité et la fiabilité des documents, mais réduit également le temps de leur recherche, et permet également, si nécessaire, à plusieurs employés d'accéder aux mêmes données à la fois.
Instructions
Étape 1
La création d'une archive de documents électroniques comprend plusieurs étapes. Dans un premier temps, achetez et installez le logiciel sous licence sur l'équipement informatique de l'entreprise.
Étape 2
Préparez des documents, c'est-à-dire organisez-les, identifiez-les conformément à la structure existante de la circulation des documents dans votre organisation. En particulier, à ce stade, ils devront être enregistrés, triés par durée de conservation, et agrafes et agrafes retirées des feuilles non cousues.
Étape 3
L'étape suivante consiste à numériser ou numériser des documents. Elle est réalisée sur un équipement technique qui prend en charge exactement le type et le format du document utilisé dans cette organisation. A ce stade, vérifiez la qualité de la reproduction des documents, si nécessaire, numérisez à nouveau.
Étape 4
Vient ensuite l'étape de conversion (conversion) des documents dans le format qui répond au concept de leurs normes de stockage et de production, puis - l'étape d'indexation, c'est-à-dire "Affectation" de mots-clés à chaque document pour recherche ultérieure des informations nécessaires ou création d'une base de données en texte intégral.
Étape 5
À la fin des travaux de création d'une archive électronique, définissez les paramètres (droit d'accès, droit de modifier les documents) et formez le personnel de l'organisation.
