Une nomenclature de cas est une liste numérotée de titres de cas qui sont classés au sein d'une organisation. Selon ce document, tous les travaux sur la documentation de l'entreprise sont en cours. Il reflète le temps de stockage de documents spécifiques et quel service est responsable de quelle documentation.
Nécessaire
- - connaissance du travail de bureau;
- - une liste type de documents avec des périodes de conservation.
Instructions
Étape 1
Prendre une décision sur l'élaboration de la nomenclature, cela doit être fait à l'aide de la commande pour l'organisation. Dans celui-ci, indiquez qui doit faire la nomenclature, sous la direction de qui et dans quel délai. Ensuite, clarifiez la portée de l'élément. Pour créer une nomenclature individuelle, vous pouvez en utiliser une approximative, elle peut être compilée pour des groupes d'organisations faisant partie du même système. Tenez compte de la structure de votre organisation lors de la rédaction de ce document.
Étape 2
Sélectionnez le schéma de classification sur la base duquel la nomenclature sera construite. Cela dépend de la structure de l'entreprise. S'il est suffisamment stable, choisissez un schéma fonctionnel de la nomenclature. S'il change fréquemment, choisissez un schéma de production fonctionnelle. Dans le premier cas, les sections de la nomenclature correspondront aux noms des divisions structurelles de l'entreprise. La séquence de leur emplacement doit être similaire à celle du tableau des effectifs. Dans le second cas, utilisez les fonctions ou les orientations des activités de l'organisation comme des sections lors de l'élaboration de la nomenclature des affaires de l'entreprise.
Étape 3
Formuler les intitulés des cas. Le titre doit être clair, concis et divulguer la structure principale et le contenu des documents de l'affaire. Incluez-y également des éclaircissements sur le contenu de l'affaire, des informations sur l'authenticité et des copies des documents. N'utilisez pas de mots d'introduction, de phrases complexes et de mots non spécifiques dans les titres.
Étape 4
Lors de l'établissement d'une liste de rubriques, utilisez les signes suivants: nominatif (type de document), auteur, correspondant, chronologique (heure de création), sujet-question, géographique.
Étape 5
Déterminez les durées de conservation des dossiers, utilisez pour cela une liste standard de documents de gestion. Complétez la conception de la nomenclature, le texte lui-même doit ressembler à un tableau, mettez le cachet d'approbation sur la page de titre.
