Les feuilles de calcul Microsoft Excel sont un moyen idéal pour stocker les informations de contact. Avoir un annuaire téléphonique dans Excel facilite l'ajout et la suppression d'informations de contact. La création d'un tel livre se compose de deux procédures principales: l'ajout de la colonne appropriée et la saisie des informations.
Nécessaire
Installé Microsoft Excel 2007
Instructions
Étape 1
Ouvrez Microsoft Excel 2007.
Étape 2
Ajoutez un titre en haut du tableau pour savoir ce qu'il contient. Vous aurez peut-être besoin d'un annuaire téléphonique pour votre usage personnel et d'un autre pour votre travail ou votre entreprise. Le nom aidera à les distinguer les uns des autres. Utilisez la barre d'outils supérieure pour mettre le titre en surbrillance.
Étape 3
Sautez quelques lignes pour personnaliser les colonnes du répertoire. Utilisez les en-têtes de colonne suivants: nom, adresse, ville, état, code postal, numéro de téléphone, numéro de télécopieur et adresse e-mail. Saisissez ces en-têtes pour chacune des colonnes. Il est beaucoup plus facile de lire et de trouver des informations lorsque les éléments individuels sont dans des colonnes séparées.
Étape 4
Mettez en surbrillance la ligne des en-têtes de colonne en cliquant sur le numéro de ligne à gauche. Utilisez les outils de la barre supérieure pour centrer et mettre en gras les en-têtes de colonne.
Étape 5
Saisissez les informations dans chaque colonne. Cela peut prendre un certain temps. Il vous suffit de saisir une seule fois toutes les informations de contact disponibles dans Excel, puis d'ajouter de nouveaux contacts et de mettre à jour les informations. S'il manque des données, laissez simplement la cellule vide.
Étape 6
Formatez le texte dans la colonne du code postal. Sélectionnez tout le texte de la colonne (hors titres). Cliquez avec le bouton droit sur la sélection et sélectionnez Formater les cellules. Dans l'onglet "Numéro", cliquez sur l'élément "Supplémentaire". Cliquez sur Code postal ou Code postal +4. Cliquez sur OK. Cela convertira tous les index en un seul format.
Étape 7
Formatez le texte dans la colonne des numéros de téléphone. Sélectionnez tout le texte de la colonne, à l'exception des en-têtes. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Formater les cellules. Dans l'onglet "Numéro", sélectionnez "Supplémentaire". Cliquez sur l'élément « Numéro de téléphone » dans la section « Type ». Cliquez sur OK. Tous les numéros de téléphone seront formatés.
